SEPA direct debits failures, refunds and notifications

Introduction

Dans le cadre du prélèvement SEPA, toutes les communications se font directement avec le système bancaire. La réception et la compréhension de ces messages sont cruciales pour l’encaissement des paiements par prélèvement SEPA. S’il y a un problème pendant la mise en place du mandat ou suite à un ordre de paiement, la banque vous enverra un message pour vous en avertir. Ces messages sont reçus comme des codes « R » et signifient : Remboursement (Refund), Refus (Refusal), Rejet (Reject), Retour (Return), Revirement (Reversal), Requête d’annulation (Request for cancellation), ou Révocation (Revocation). Voici une brève description de chacun.

R-transaction

Type d’échec de paiement	R-transaction
Mandat	Rejet : les prélèvements qui sont rejetés par la banque du débiteur. • Des raisons techniques, par exemple un mauvais IBAN, des informations obligatoires sont manquantes. • La banque du débiteur ne peut pas effectuer le prélèvement, par exemple pour les raisons suivantes : compte fermé, débiteur décédé, mandat annulé, aucun mandat. Refus : le débiteur demande à ce que le paiement soit refusé (possible jusqu’à la fin du jour ouvré avant la date du prélèvement). Un exemple serait le cas où le débiteur refuse de payer.
Problèmes de paiement (avant le prélèvement)	Révocation : le commerçant ou sa banque révoque le prélèvement (par exemple lorsqu’une demande de paiement est faite par erreur). Vous devez vérifier auprès de votre banque créancière la disponibilité de ce service. Requête d’annulation : révocation du prélèvement par la banque du commerçant (par exemple quand une double demande est faite par erreur). Vous devez vérifier auprès de votre banque créancière la disponibilité de ce service.
Problèmes de paiement (après le prélèvement)	Retour : initié par la banque du débiteur, par exemple à cause de fonds insuffisants. La date limite pour effectuer un Retour dans le système Core est au plus tard de 5 jours ouvrés interbancaires après la date d’échéance de l’encaissement. Dans le système B2B ce délai est réduit à 2 jours ouvrés interbancaires. Revirement : annulation du prélèvement par le commerçant après le prélèvement par l’intermédiaire d’une autorisation de crédit (par exemple dans le cas d’un encaissement involontaire). Les revirements doivent être soumis dans les 5 jours suivant la date du prélèvement. Les revirements peuvent être traités uniquement après le règlement et dans les 5 jours ouvrés suivant la date de prélèvement. Vous devez vérifier auprès de votre banque créancière la disponibilité de ce service.
Remboursement	Remboursement : retour par la banque du débiteur (par exemple à cause de l’opposition du payeur).

Les erreurs de données qui peuvent être corrigées avec le débiteur

À la réception d’une de ces erreurs, vous devez essayer de corriger les données dans votre base de données à l’aide du débiteur et ensuite soumettre la demande à nouveau. Les erreurs dues à des données incorrectes dans votre ordre : Ces codes vous informent qu’il y a une erreur dans les données que vous avez transmises. Certaines peuvent être résolues avec le débiteur, tandis que d’autres sont des erreurs dans vos données internes ou liées à la façon dont vous avez compilé le fichier de demande.

Code justificatif	Description	Plus de détails	Action requise
AC01	Mauvais identifiant de compte	Le code IBAN ou BIC fourni par votre client est incorrect. Vous pouvez vérifier par vous-même avant de les transmettre.	Contactez votre client pour confirmer le bon IBAN.
RC01	BIC Invalide	Le code BIC fourni par votre client est incorrect. Vous pouvez le vérifier vous-même avant de les transmettre.	Contactez votre client pour le bon BIC.
RR01	Le compte ou identifiant débiteur exigé par la règlementation est insuffisant ou manquant.	Les coordonnées du compte débiteur sont manquantes. Vous pouvez les vérifier par vous-même avant de les transmettre.	Si des informations manquent, modifiez l’ordre de prélèvement et envoyez la demande à nouveau. S’il s’agit d’un manquement réglementaire, contactez la banque du client.
RR02	Les renseignements du nom ou de l’adresse du débiteur exigés par la règlementation sont insuffisants ou manquants.	Des détails concernant le nom ou l’adresse du débiteur sont manquants. Vous pouvez les vérifier par vous-même avant de les transmettre.	Si c’est dû à des informations manquantes, modifiez le fichier et re-soumettez-le. Si c’est dû à des raisons réglementaires, contactez la banque du client.
RR04	Raison réglementaire	RR04 peut être utilisé que pour une raison réglementaire autre que les RR01, RR02 ou RR03.	Vous devez contacter votre banque pour demander à contacter la banque du débiteur afin connaître le motif du refus.
BE01	Le nom du débiteur ne correspond pas au nom du titulaire du compte	Le nom du client de votre ordre ne correspond pas au nom du titulaire réel du compte fourni.	Contactez votre client pour vérifier cette information.

Erreurs de données internes

Ces codes d’erreur vous sont envoyés lorsque vous transmettez des données concernant le créancier incorrectes, un fichier sous un format invalide ou des transactions mal séquencées. A la réception de l’un de ces codes d’erreur, vous devez essayer de corriger les données dans votre base de données ou fichier, et ensuite soumettre la demande à nouveau.

Code justificatif	Description	Plus de détails	Action requise
AM05	Prélèvement en double	L’encaissement a déjà été fait. Cela peut être dû soit à un identifiant de transaction erroné, soit parce que deux transactions FIRST ont été soumises.	Vérifiez que l’encaissement est vraiment dupliqué.
BE05	Identifiant créancier incorrect	L’identifiant du créancier fourni est incorrect ou n’est pas valide.	Corrigez l’identifiant du créancier et envoyez la demande à nouveau.
FF01	Code de transaction incorrect ou format fichier invalide	Il manque un champ obligatoire à votre fichier d’ordre, ou un des champs est renseigné d’une manière qui ne répond pas au cahier des charges interbancaire.	Réparez le fichier XML.
FF05	Type de prélèvement incorrect	Le type de prélèvement indique une valeur autre que COR, COR1 ou B2B.	Vérifiez le type du prélèvement.
MD02	Données mandat manquantes ou inexactes	Les informations mandat fournies par votre client sont incorrectes ou il y a des éléments manquants.	Mettez à jour les informations manquantes ou erronées.
RR03	Le nom ou l’adresse du créancier exigée par la règlementation est incorrecte ou manquante.	Votre nom ou adresse est manquante. Vous pouvez vérifier par vous-même avant de le transmettre.	Si des informations manquent, modifiez le prélèvement et envoyez la demande à nouveau. S’il s’agit d’un manquement réglementaire, contactez la banque du client.
AG02	Code de transaction incorrect, ou erreur de séquence	Le type de séquence n’est pas compatible avec les prélèvements précédents. Par exemple, vous envoyez un paiement RCUR à un client sans un paiement FRST au préalable.	Corrigez les informations erronées et réessayez.
MD01	Aucun mandat valide ou opération non autorisée	Le mandat n’est plus valide sur le compte du client. Lorsqu’il est envoyé en réponse à un paiement RCUR, le mandat a été annulé par le client et ne peut pas être rétabli. Sinon, le mandat peut avoir expiré, si inutilisé pendant 36 mois. Il est également utilisé quand un client demande un remboursement, déclarant que c’était une opération non autorisée. Cela peut se produire jusqu’à 13 mois après le règlement.	Vérifiez si un mandat valable est en place. Dans le cas d’un remboursement, contactez votre client pour plus de détail.

Le compte ne peut pas accepter des prélèvements SEPA

Certains comptes bancaires ne peuvent pas accepter les prélèvements ; ils peuvent être fermés ou bloqués pour des raisons législatives ou par le client. Si vous recevez un de ces messages, vous ne pouvez pas mettre en place un mandat de prélèvement sur le compte. Le cas échéant, demandez au débiteur de fournir les coordonnées d’un nouveau compte bancaire, ou de lever le blocus sur leur compte, et ensuite soumettez une nouvelle demande.

Code justificatif	Description	Plus de détails	Action requise
AG01	Prélèvements interdits sur ce compte pour des raisons législatives	Un prélèvement SEPA ne peut pas être mis en place sur ce type de compte. Il s’agit probablement d’un compte d’épargne.	Contactez votre client pour des renseignements concernant le compte à utiliser.
AC04	Compte fermé	Le compte a été fermé. Le client peut avoir utilisé un ancien numéro de compte ou il a fermé le compte depuis la mise en place du mandat.	Contactez votre client pour obtenir les informations du nouveau compte.
MD07	Client décédé	Vous avez essayé de mettre en place un mandat sur le compte de quelqu’un qui est décédé. Extrêmement rare.	Mettez fin au contrat avec le client décédé.
AC06	Compte bloqué pour les prélèvements SEPA par le débiteur	Le compte a été bloqué pour les prélèvements soit par la banque soit par votre client. Il peut être bloqué par défaut, dans ce cas, le débiteur peut lever le blocus.	Contactez votre client pour demander une méthode/ un compte de paiement de remplacement.
SL01	Service spécifique offert par la banque du débiteur	La demande s’heurte à des instructions spécifiques que votre client a donné à son compte, par exemple : a mis le créancier sur liste noire ou il ne l’a pas mis sur liste blanche.	Contactez votre client.
AC13	Le compte débiteur est un compte d’une personne physique	Un encaissement de prélèvement SEPA B2B a été adressé à un compte d’un particulier. C’est peut-être parce que le client a donné le mauvais compte de paiement, le compte de paiement ne supporte pas les prélèvements B2B ou que le client ne savait pas que les mandats B2B sont limités aux comptes professionnels.	Contactez votre client pour clarifier et se mettre d’accord sur un autre moyen de paiement (par exemple prélèvement SEPA Core).

Un paiement spécifique ne peut pas être exécuté

Un paiement peut échouer en raison de mesures prises par le client, par exemple il refuse le prélèvement ou ne dispose pas de fonds suffisants pour effectuer le paiement.
Ces échecs sont parmi les plus courants. Lorsque vous en recevez un, vous devez en discuter avec le débiteur et vous mettre d’accord sur quand renvoyer l’ordre de paiement.

Code justificatif	Description	Plus de détails	Action requise
AM04	Fonds insuffisants	La banque du débiteur n’a pas pu payer le prélèvement en raison de fonds insuffisants.	Contactez le client pour qu’il provisionne son compte et renvoyez le paiement.
MS02	Le débiteur refuse le prélèvement	Le débiteur refuse ce prélèvement en particulier. Ce code peut être reçu avant ou après le prélèvement, en fonction de la rapidité avec laquelle la banque du débiteur répond au refus.	Contactez votre client.
MS03	Raison non précisée	L’un des codes d’erreur les plus courants. Souvent utilisé lorsque les banques choisissent de ne pas fournir des codes de raison plus spécifiques, tels que MD07 et AM04, sous motif de la protection des données.	Contactez votre client.

Remboursements

Ces codes vous informent que le client vous a demandé un remboursement. Ils sont accompagnés par un message de remboursement. Les fonds seront automatiquement débités de votre compte bancaire le même jour que la réception de ce message.

Code justificatif	Description	Plus de détails	Action requise
MD06	Opération autorisée contestée	Votre client a demandé un remboursement d’une transaction autorisée (système Core seulement). L’ordre peut être reçu jusqu’à huit semaines après le prélèvement.	Contactez votre client.
MD01	Aucun mandat valide ou opération non autorisée	Lors de la réception d’un message d’échec de remboursement, le client a demandé le retour des fonds en affirmant que c’était une opération non autorisée. Peut être reçu jusqu’à 13 mois après le règlement.	Contactez votre client pour plus de détails.